Le Règlement Intérieur

REGLEMENT INTERIEUR DE l’ASSOCIATION MATRAE CREATION
Proposé aux associations déclarées par application de la Loi du 1^er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l’association Matrae Création dont l’objet est de rassembler les différentes créations en une même entité (Collectif d’auteurs et de créateurs) afin de les faire éditer sous différents médias et activités économiques (Code de commerce Article L442-7) comme :

Jeux de rôles
Romans
Nouvelles
Bandes dessinées
Jeux de sociétés
Logiciels informatiques
Lithographies et impressions diverses
Vidéos
Sites internet
Goodies (accessoires divers, dés, porte-clés, maroquinerie, vêtements)
Participations à des salons ou conventions
Editions
Dons ou donations
Cotisations
Subventions

ASSOCIATION

ARTICLE 1 – SIEGE SOCIAL

Conformément à l’article 3 des statuts de l’association, Le siège social est fixé à

Mairie de COMBS-LA-VILLE

Association Matrae Création

Place de l’hôtel de Ville

B.P.116

77385 COMBS-LA-VILLE CEDEX

Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration ;

Article 2 – DUREE

Conformément à l’article 4 des statuts de l’association, La durée de l’association est illimitée sauf modification des statuts vers une entité juridique d’auto-entrepreneur, SARL ou SAS.

MEMBRES

ARTICLE 3 – COMPOSITION

Conformément à l’article 5 des statuts de l’association, Matrae Création se compose de :

Membres fondateurs appelés « Fondateur » (personnes physiques) – Membres à vie du conseil d’administration (excepté démission ou radiation par un vote à la majorité des fondateurs restants).
Membres actifs appelés « Bâtisseur » (Créateurs, personnes physiques) qui peuvent être élus au conseil d’administration.
Membres actifs appelés « Contributeur » (auteurs et artistes, personnes physiques) qui peuvent être élus au conseil d’administration.
Membres adhérents appelés « Explorateur » (personnes physiques ou morales représentées par le représentant indiqué dans le bulletin d’adhésion)
Membres d’honneur et membres bienfaiteurs appelés « Eminence » (personnes physiques ou morales représentées par le représentant indiqué dans le bulletin d’adhésion)
Membres donateurs appelés « Donateur » (personnes physiques ou morales représentées par le représentant indiqué dans le bulletin d’adhésion)

ARTICLE 4 – ADMISSION

Conformément à l’article 6 des statuts de l’association : Pour intégrer l’association, il faut être majeur et agréé par le bureau, qui statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d’admission présentées.

L’association Matrae Création peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d’admission suivante : Une inscription en ligne sur le site de l’association, en payant sa cotisation pour l’année (http://matraecreation.fr), ou par mail à l’adresse suivante : contact@matraecreation.fr.

Si le membre souhaite payer par chèque, l’admission sera valable qu’à la réception du chèque par le trésorier.

ARTICLE 5 – COTISATIONS

Conformément à l’article 7 des statuts de l’association, les cotisations peuvent être définis par le règlement intérieur. Les cotisations sont de :

25 € / an pour les membres fondateurs, les créateurs originels de l’association.
20 € / an pour les membres actifs, au grade de Bâtisseur : Ceux qui apportent une création originale validée par le collectif.
15 € / an pour les membres actifs, au grade de Contributeur : Ceux qui apportent leurs contributions aux bâtisseurs.
10 € / an pour les membres adhérents : Ceux qui souhaitent faire vivre l’association sans vouloir y contribuer activement.
Pas de cotisation pour les membres d’honneur : Ceux qui ont rendu des services signalés à l’association.
150 € au minimum pour le droit d’entrée et 10 € / an (fixé par l’assemblée générale) pour les membres bienfaiteurs.

Les cotisations font foi et remplacent les cotisations mentionnées sur l’article 7 des statuts de l’association.

Le versement de la cotisation doit être établi : Soit par chèque à l’ordre de Matrae Création, soit par Paypal.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.

ARTICLE 6. – DEMISSION, DECES, RADIATIONS

La qualité de membre se perd par :

La démission;
Le décès; (Dans ce cas-là, son statut passe automatiquement en membre d’honneur)
La radiation prononcée par le conseil d’administration pour non-paiement de la cotisation, non-respect du règlement intérieur, l’intéressé ayant été invité (par lettre recommandée, ou par mail) à fournir des explications devant le bureau et/ou par écrit.

ARTICLE 7 – RADIATIONS

Un membre peut être exclu, de l’association pour les raisons suivantes :

Non-participation à l’association, ou sur le forum pendant un délai de 2 ans.
Refus du paiement de la cotisation annuelle.
Non-respect du règlement intérieur
Non-respect des membres fondateurs, du bureau, ou du Conseil d’administration.
Propos haineux, diffamatoire, vulgaire, importun, obscène, à caractère sexuel ou menaçant.
Irrespectueux de la vie privée des membres, envers un membre, une personne du bureau, ou un membre du conseil d’administration.
Harcèlement physique ou moral envers un membre, une personne du bureau, ou un membre du conseil d’administration
Représentation Négative, Politique du nom et/ou de l’image de l’association.

Celle-ci doit être prononcée par le bureau, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure de radiation est engagée.

Fonctionnement de l’association

ARTICLE 8. – AFFILIATION

Conformément à l’article 9 des statuts de l’association, La présente association n’est affiliée à aucune autre entité.

Elle peut par ailleurs créer des partenariats avec d’autres associations, unions ou regroupements par décision du conseil d’administration.

ARTICLE 9. – RESSOURCES

Conformément à l’article 10 des statuts de l’association, Les ressources de Matrae Création comprennent :

Le montant des droits d’entrée et des cotisations;
Les subventions de l’Etat, des départements et des communes.
La vente de goodies ou de biens édités par l’association (activité économique – Code de commerce Article L442-7).
Les donations.
Toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur.

ARTICLE 10 – ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

Conformément à l’article 11 des statuts de l’association, L’assemblée générale ordinaire comprend les fondateurs et les membres actifs (Bâtisseurs et Contributeurs).

Elle se réunit chaque année au mois de Mai.

Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du secrétaire. L’ordre du jour figure sur les convocations.
Le président, assisté des membres du conseil, préside l’assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l’association.
Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) à l’approbation de l’assemblée.
L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée à verser par les différentes catégories de membres.

Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l’ordre du jour.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés (par un bulletin numérique de donation de pouvoir renvoyé à assemblee@matraecreation.fr) avec un quorum minimal de 33%. Dans le cas d’un quorum inférieur à 33% aucune décision ne peut être actée et l’assemblée générale sera reportée à une date ultérieure.

Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du conseil.

Toutes les délibérations sont prises à main levée, excepté l’élection des membres du conseil.

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

ARTICLE 11 – ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

Conformément à l’article 12 des statuts de l’association, Si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un des membres inscrits, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour modification des statuts ou la dissolution de l’association.

Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.

Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents avec un quorum minimum de 50% de présents ou de personnes représentées.

ARTICLE 12 – CONSEIL D’ADMINISTRATION

Conformément à l’article 13 des statuts de l’association, L’association est dirigée par un conseil d’administration composé des membres fondateurs, des Bâtisseurs et Contributeurs élus. Les membres fondateurs sont membres à vie du conseil d’administration (Cf. article 5). Les Bâtisseurs et Contributeurs, élus pour 3 ans, sont renouvelables par tiers tous les ans. Le conseil d’administration est composé des membres fondateurs et de 3 membres élus. Les membres fondateurs ont voix délibérative.

En cas de vacances ou d’absence prolongée, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres (parmi les membres actifs). Il est procédé à leur remplacement définitif par la plus prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’expiration du mandat des membres remplacés.

En cas de représentation de l’association en justice, les fondateurs choisis par le conseil d’administration (par un vote à la majorité) seront mandataires.

Le conseil d’administration se réunit au moins une fois tous les six mois, sur convocation du président, ou à la demande du quart de ses membres.

Les décisions sont prises à la majorité des voix; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Tout membre du conseil qui, sans justification, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.

ARTICLE 13 – LE BUREAU

Conformément à l’article 14 des statuts de l’association, Le bureau est composé des membres fondateurs. En cas de démission de l’un d’entre eux, le conseil d’administration élit un nouveau représentant parmi ses membres, par vote électronique ou papier.

Le bureau est composé de :
1) Un(e) président(e), cette fonction n’étant pas cumulable avec une autre.
2) Un(e) ou plusieurs vice-président(e)s.
3) Un(e) secrétaire et, s’il y a lieu, un(e) secrétaire adjoint(e).
4) Un(e) trésorier(e) et, si besoin, un(e) trésorier(e) adjoint(e).

ARTICLE 14 – INDEMNITES

Conformément à l’article 15 des statuts de l’association, Toutes les fonctions, y compris celles des membres du conseil d’administration et du bureau, sont bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur présentation de justificatifs et après validation des fondateurs. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire présente, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.

ARTICLE 15 – REGLEMENT INTERIEUR

Conformément à l’article 16 des statuts de l’association, Un règlement intérieur sera établi par le conseil d’administration, qui le fait alors approuver par l’assemblée générale.

Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

ARTICLE – 16 – DISSOLUTION

Conformément à l’article 17 des statuts de l’association, En cas de dissolution prononcée selon les modalités prévues à l’article 12, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés, et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément aux décisions de l’assemblée générale extraordinaire qui statue sur la dissolution ou à une association ayant des buts similaires.

Dispositions diverses

ARTICLE 17 – Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association Matrae Création est établi par le conseil d’administration, conformément à l’article 15 du règlement intérieur, ou de l’article 16 des statuts de l’association.

Il peut être modifié par le bureau, ou sur proposition du conseil d’administration.

Le nouveau règlement intérieur sera adressé à chacun des membres de l’association par lettre, ou consultable sur le site : http://matraecreation.fr, http://forum.matraecreation.fr sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.

ARTICLE 18 – Participation d’un membre à un évènement, Conventions, Salons

L’association Matrae Création est amenée à participer à plusieurs événements, conventions, et/ou Salons au cours de l’année. Un membre du bureau ou du conseil d’administration préviendra les membres par le forum de l’association, la liste des événements, conventions, et salons auquel L’association participera au cours de l’année.

2 mois avant l’évènement, le membre du bureau ou du conseil d’administration proposeront aux membres, une deadline (une date maximum) ainsi que les différents documents nécessaires pour y participer. Si le membre ne respecte pas la date imposée, ou ne possède pas les différents documents, ce dernier ne pourra pas participer à l’évènement en tant que membre de l’association.

ARTICLE 19 – Participation de la vie de l’association sur le forum, et sur les autres sites…

Les membres s’engagent à faire vivre la communauté et à partager son expérience sur le forum de l’association, sur le site principal et/ou les sites de réseaux sociaux.

ARTICLE 20 – Respect et Utilisation du Logo du Collectif

Le membre s’engage à respecter et à utiliser le Logo du collectif sur son univers, si ce dernier souhaite utiliser nos ressources, nos contributeurs, et s’il souhaite publier son univers en interne, publiquement, ou professionnellement. Il en va de même, pour tout membre qui souhaite utiliser le système de règle de l’association appelé Système Matrae.

ARTICLE 21 – Engagement d’un bâtisseur sur son univers

Le bâtisseur qui a pour souhait de publier un jour son univers, s’engage à respecter les délais imposés par lui-même, par un chef de projet désigné par lui, ou par le bureau. Il s’engage aussi à prévenir, plusieurs semaines avant le délai imposé, le chef de projet et le bureau, s’il y a des imprévus à anticiper, ou s’il risque d’avoir du retard.

Tout manquement à son engagement, fera qu’il ne pourra plus profiter durant un temps, des contributeurs, et devra rembourser l’association des frais qu’elle aurait investis pour son univers.

ARTICLE 22 – Engagement d’un bâtisseur auprès d’un contributeur

Le bâtisseur qui a fait une demande auprès d’un contributeur pour l’aider, ou pour travailler avec lui, doit s’engager à respecter le travail du contributeur, ainsi que de l’aider le plus possible. Il s’engage aussi à le tenir informer, et à répondre dans un délai assez court aux questions du contributeur.

Enfin, il s’engage à faciliter la vie du contributeur, en lui apportant tous les documents dont ce dernier aurait besoin.